職員の意識と行動がなかなか変わらず
業務効率化が滞っていませんか?

進まない会計事務所の業務効率化・生産性向上を進めるには

このようなお悩みはございませんか?

Do you have any troubles?

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極度の採用難と既存社員(中堅)の退職で月次担当ができる人材が不足している

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良いお客様を紹介されても担当できる人がおらず、仕事をセーブせざるを得ない

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経験者が採れず未経験者を入れたが、人件費ばかり増えても売上が上がらない

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かといって、新規案件の多くは安い顧問料ばかりで、年々採算が合わなくなっている

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業務の効率化にも着手しているが、危機感のない社員の反発もあり、なかなか進まない

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せめて「頼まれると顧問料の中で何でも無料でやる」ことだけは今すぐに止めて欲しい

上記は全て弊社に相談にお見えになった所長先生のお悩みです。皆様の事務所でも少なからず当てはまる点もあるのではないでしょうか?

ではなぜ?多くの事務所では業務の効率化が進まないのでしょうか?

実際に、業務の効率化を進めているにもかかわらず、思うように進まない事務所の職員の方々からは下記のような声が挙がっています。

職員A

業務を効率化する必要性はわかるのですが、こちらの都合を押し付けてもお客様の理解が得られないから無理ですよ。

職員H

あのお客様は以前からずっと毎月訪問しているので、頻度を下げろと言われても今更無理です。

職員E

「自計化してもらえ」って言っても先方にできる人がいないので無理です。

職員B

単価が合わないから値上げするなんて言ったら、怒って解約されますよ!

職員F

所長に言われて交渉したこともありますが、お客様に「冗談じゃない」と怒鳴られました。

職員C

定期的に資料を送ってくれるようお願いしましたが、一向に送って来ないので結局以前と変わりませんよ。

このように、多くの事務所では所内で完結できる「内部業務」の効率化には着手できても、顧問先が絡む業務については、どんなにやろうと思っても顧問先や職員の反発によって進めることができないのです。

とは言っても、このまま業務の効率化に着手をせず、手をこまねいていたのでは、上がる一方の人件費負担と上がらない顧問料の板挟みで、事務所の利益は早晩上がらなくなることでしょう。

代表 大谷 展之

こんにちは。会計事務所専門コンサルタントの大谷 展之(おおやのぶゆき)です。

大手経営コンサルティング会社に14年間勤務ののち、2012年 株式会社ooyaビジネスクリエイトを設立。『売上1億円突破の事務所づくり』をテーマに、全国の会計事務所のコンサルティングを行っています。また、売上1億円突破を目指す会計事務所のための経営勉強会「会計事務所5%倶楽部®」を隔月開催し、全国の先生方にお越しいただいております。

著書:会計事務所 売上1億円突破ロードマップ会計事務所マーケティングマニュアル(第一法規)他

では、どうしたら業務の効率化、ひいては、生産性アップを実現できるでしょうか?

それには着手する順番と方法があります。

STEP
顧問料を再設計する

まず最初に着手すべきは顧問料の再設計です。なぜならば…

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  • 会計事務所の生産性の本丸である「月次支援」に着手せずして、業務効率化・生産性向上は図れないから。
  • 多くの事務所は記帳代行の有無・面談の方法・面談頻度と毎月の料金と決算料は決めても「顧問契約の中で何をやるのか?」を決めていないので、「それは別料金です」と言いたくても、「元々決まっていない」ので交渉できないから。
  • 顧問先によって、担当者によって、同じ顧問料・同じ契約形態でもやることが違うので、顧問料の中身を統一しない限り、業務を標準化できないから。
STEP
”料金表”ではなく、”アプローチブック”にまとめる

顧問料が決まったら、次はよくあるA4ペラの料金表ではなく、アプローチブックにまとめましょう。なぜならば…

  • きちんと製本されたアプローチブックにまとめることで、契約時に値引かれることがほぼ100%なくなるから。
  • 従来の「お客様に言われると単に5,000円~1万円値引きする」のと異なり、「お客様の予算に合うコースを提案するだけ」なので、顧問料が上がっても下がってもしっかり採算がとれるから。
  • 新規で契約する分から「値引きされることなく言い値で決まる」ので、職員の方々に染みついた「安売りグセ・値引きグセ」が消えて行くから。
STEP
生産性分析を行い、具体的に料金改定を行う
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  • 顧問先別・担当者別の時間当たり売上高を出すことで、採算が取れている顧問先・そうでない先がはっきりするから。
  • 過去の経験上、生産性が低い顧問先を担当している担当者も「実は原因を自覚しているので言い訳せずに改める」から。
  • 既に事務所統一の顧問料は明確に決めてあるので、担当者も上げるか下げるかの判断がしやすいから。

上記はすべて机上の空論ではなく、現時点で50を超える事務所で顧問料を再設計し、業務の効率化と生産性向上を実現した実話です。そこで、実際に業務の効率化&生産性向上に着手されたお客様の声をご紹介いたします。

お客様の声のご紹介

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兵庫県のお客様

顧問料改訂に伴い、大谷さんの指導の下、生産性分析をしてみたら、年間顧問料100万円超のお客様の時間単価が3,000円を切っていて驚愕しました。逆に新たに設定した低価格コースの場合、時間単価が1万円を超え、「今まで私たち何をやっていたんだろうね」を顔を見合わせました。

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福岡県のお客様

以前はお客様から紹介されると、全て自分が担当しなければならず(それが当然と思っていた)、自分だけ忙しいのが辛かったが、顧問料を改訂して担当者を明確にしてから、「スタッフの方で結構です」と言われることが増え、全員が満遍なく担当できるようになりました。

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神奈川県のお客様

今まで「毎月訪問が基本」で、小規模等のお客様は「2~3ヶ月毎に訪問」で顧問契約をしていただいていましたが、料金体系を変更してから、「年3~4回の面談で、しかも来所」の受注が増えて、お客様も喜んでいますが、スタッフも仕事が楽になったので担当件数も増え、生産性もアップしたので所長の私も喜んでおります。

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愛知県のお客様

オンラインとか来所とか、今まで全く考えたことがなかったですし、緊急事態宣言期間中もお客様にオンラインを提案すると「えっ、来てくれないの?」と言われていたので、「うちの地域ではオンラインなんて無理!」と思っていましたが、アプローチブックを作成して受注するのは、年3~4回面談のオンラインか来所ばかりで、やってみたら移動時間はなくなるし、お客様とどんな話をしているかもわかるし、とても良かったです。もちろん生産性は比較にならないくらい上がっています。

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宮城県のお客様

コンサルティングプログラムを通じてまとめ上げたアプローチブックを使用するようになってから、新規契約の平均単価が年間65万円と、26%もアップしました。調べてみて、みんなで驚きました。大谷先生、ありがとうございます。

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福岡県のお客様

以前は自分が担当する場合、年間70万円程度で受注していましたが、自分が担当する場合は、その倍の金額で普通に受注できるようになりました。

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北海道のお客様

料金体系を変更する過程で、業務オペレーションにも手をつけ、今まで所内入力していた業務を外部に出すようなりました。結果、職員は生産的な作業に集中することできるようになり、特に若手スタッフが活き活きと働いています。

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京都府のお客様

ここ数年で若手スタッフが増え、少しずつ担当も持たせるようにして来たのですが、なかなか担当させられるお客様がおらず、ベテランの職員へ負荷がかかっていたのですが、料金体系を変更してから、若手スタッフでも担当できるお客様が増え、大変助かっています。ありがとうございます。

兵庫県のお客様

「商品化」のやり方を教えていただいたので、所内全員で「経理の合理化のパッケージ」を作り、60万円で提案したら、わずか1ヶ月足らずに3件も受注できました。

業務効率化・生産性向上のためのコンサルティング

そこで、上記に掲載したお客様を含め、全国50を超える事務所で業務の効率化と生産性向上で成果を上げている「顧問料体系化&アプローチブック作成コンサルティング」をご紹介させていただきます。

顧問料の再設計&アプローチブック制作コンサルティングで得られる5つの効果
  1. 顧問料が安くても高くてもしっかり儲かる料金体系が完成します
  2. 顧問料の再設計を通じて、職員の方々の意識変革を行うことができます
  3. 「事務所や個人の頭の中にあるサービスを商品化」することで、今まで無料でやっていたサービスをお金に換えることができます
  4. 成果物としてA4バインダータイプ(厚さ2cm前後)のアプローチブックが完成します
  5. 顧問料体系化&アプローチブックの作成によって生産性が向上し、業務の効率化も進みます。
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コンサルティング内容詳細

カリキュラム

第1回:会計事務所の生産性が上がらない理由と顧客ニーズに対応した顧問料設計の考え方
  • 会計事務所が儲からない一番の原因は「過剰サービス」であることを自覚する
  • 顧客ニーズに合わせ、低単価から高単価まで対応する顧問料の考え方
  • 顧客ニーズに合わせ、顧問契約で提供するサービスを明確化する
  • 次回までの課題:顧問契約のフォーマットの確認と検討
第2回:顧問料のフォーマットの検討と実際に顧問料を当てはめる
  • 第1回&所内で検討いただいた「顧問料のフォーマット」の確認&修正
  • 顧問料のフォーマットに実際に料金を当てはめて生産性・採算性を検討する
  • 各コースで使用する帳票類・担当者・標準滞在時間等の検討
  • 次回までの課題:顧問料の確認と検討
第3回:これまで無償でやってきた各種サービスの有償化と商品化
  • これまで無償で提供してきたサービスを有償化するための考え方と進め方
  • 顧問料にプラスしてオプション設定する商品と商品化するものとの違い
  • 工数でお金をいただく場合と、成果に応じてお金をいただく場合の考え方の違い
  • 次回までの課題:有償商品の確認と検討
第4回:アプローチブックの使い方と生産性向上の手順
  • アプローチブックの具体的な使用方法の解説
  • 値上げ交渉を進める際の考え方と進め方
  • 生産性分析を行う際の基準値と分析後の対策
  • 次回までの課題:アプローチブックの最終確認

料金について

上記が『顧問料再設計&アプローチブック作成コンサルティング』のカリキュラムですが、コンサルティングの提供方法には、事務所規模に応じて2パターンあります。

  1. 顧問料再設計を通じ、職員の意識変革も同時に達成する『職員参加型コンサルティング(全4回)』
  2. 比較的規模に小さな事務所様向けの『マンツーマン型コンサルティング(全3回)』
職員参加型コンサルティング(全4回)
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このような方にお薦めします

  1. 月次担当者が3名以上いらっしゃる事務所の方
  2. とにかく職員の方の意識変革を進めたい方
  3. 未経験者の早期戦力化をいち早く達成したい方

具体的な進め方と料金

実施方法オンライン(ZOOM)or 貴事務所への訪問
参加人数20名様程度まで可能
実施日時日程は貴事務所の日程に合わせます。1回あたり2.5~3時間程度
標準期間3ヶ月~4ヶ月の間で全4回を実施
料金全4回 85万円(税込935,000円)
アプロ―チブックは弊社で制作し、データ&完成品で納品いたします
  • 訪問の場合は、別途交通費を頂戴いたします
  • 東京から片道2時間(新幹線利用可)を超える地域の方は、オンラインで実施させていただくか、訪問の場合は割増料金を頂戴いたします。
マンツーマン型コンサルティング(全3回)
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このような方にお薦めします

  1. 一人事務所or小規模事務所で、所長が顧問料を考えれば即、客先に展開できる方
  2. 専門家のアドバイスを受けながらも、まずは自分で料金体系を整備したい方
  3. コンサルティング費用を抑えて顧問料の改訂と生産性の向上を実現したい方

具体的な進め方と料金

実施方法オンライン(ZOOM)or 弊社銀座事務所にて
実施回数3回(職員の方々への意識変革(教育)がないため、1回減算となります
実施日時日程は貴事務所の日程に合わせます。1回あたり2.5時間程度
標準期間2ヶ月~3ヶ月の間で全3回を実施
料金全3回 58万円(税込638,000円)
アプロ―チブックは弊社で制作し、データ&完成品で納品いたします

お問合せ・ご相談

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弊社では、コンサルティングをご検討の方のための60分無料相談(来所 or オンライン)を開催しております。

まずは皆様のお考えやお悩みを自由にお聞かせ下さい。
※大谷は国際コーチ連盟(ICF)認定アソシエイトコーチです。

お問合せ・ご相談のお申し込みは下記フォームからお願いします。

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    〒104-0061 東京都中央区銀座2-4-1 銀楽ビル4F

    TEL:03-6228-7045(平日9:00~17:00)

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